کمتر کسی است که از برنامه word استفاده نکرده باشد. وقتی یک نامه رسمی، روزومه یا یادداشت شخصی مینویسید، واژهپردازی دمدستتر از word مایکروسافت پیدا نمیشود.
هنگامی که نوشتهای را با word مینویسید و ایمیل کنید یا با حافظه فلش به رئیس، دوست یا شرکت تجاری رقیب میدهید، ممکن است تصور کنید که اطلاعاتی که میدهید تنها شامل متن سند و نامی است که بر سند نهادهاید، اما واقعیت این است که اسناد word و همچنین دیگر اسناد برنامههای مجموعه آفیس حاوی اطلاعات جانبی ارزشمندی هستند که میتوانند خیلی چیزها را بروز بدهند. این اطلاعات جانبی متا دیتا Meta Data یا ابرداده نامیده میشوند. متا دیتا میتواند بروز بدهد که مثلا شما چند بار سند را ویرایش کردهاید، تاریخ آخرین بار ویرایش سند چه زمانی است، حتی گیرنده فایل میتواند ببیند که شما چه واژگانی را جانشین واژگان دیگر کردهاید، او میتواند نام افرادی که درگیر ایجاد فایل بودهاند را ببیند، او میتواند عناوین، کلیدواژهها، زمان پرینت گرفتن از سند word و تاریخ ذخیره شدن آن را هم ببیند.
متا دیتاها مختص اسناد آفیس نیستند و هر فایلی ممکن است حاوی این اطلاعات جانبی باشد، مثل فایلهای تصویری و اسناد PDF هم متا دیتا دارند، به کمک متا دیتای عکسها میتوان دریافت که عکس با چه دوربینی گرفته شده یا با چه برنامهای ویرایش شده است.
ممکن است با وجود خواندن این سطور متوجه اهمیت موضوع نشده باشید! پس مجبورم داستانی را برایتان تعریف کنم:
سال ۲۰۰۴، پلیس آمریکا از دستگیری یک قاتل زنجیرهای ناامید شده بود. این قاتل مقیم ایالت کانزاس، که ۱۰ نفر را کشته بود، عادت داشت که نامههایی حاوی جزئیات جنایاتش برای پلیس و رسانههای محلی بفرستد. پلیس هر ترفندی را که میدانشت، پیاده کرده بود، اما از به دام انداختن او عاجز بود. آنها حتی از مقایسه DNA به جا مانده از درگیری او با مقتولین که زیر ناخنهای قربانیان جا خوش کرده بود با DNA مظنونین هم به جایی نرسیده بودند.
اما در اوج ناامیدی، پلیس یک دیسکت حاوی نامه با فرمت word از قاتل دریافت کرد، پلیس متا دیتای سند word را بررسی کرد و فهمید که نامی که قاتل بر خود نهاده، «دنیس» است و نامه در یکی از کلیساها نوشته شده است. جستجویی سادهای در اینترنت، نام کامل قاتل را آشکار کرد: «دنیس رادر»!
اما با این وجود، پلیس هنوز مدرک قطعی برای متهم کردن دنیس نداشت. در اینجا پلیس توانست اجازه آزمایش DNA پاپ اسمیر دختر دنیس را به دست آورد. آزمایش پاپ اسمیر، آزمایشی است که خانمها به صورت دورهای برای ارزیابی سلامتی دهانه رحم انجام میدهند. با این آزمایش مشخص شد که DNA دختر آقای دنیس، شباهت زیادی با DNA به دست آمده از زیر ناخن مقتولین دارد. به این ترتیب سند قطعی برای بازداشت این قاتل به دست آمد.
البته شما خواننده عزیز به طور قطع چنین دغدغههایی ندارید! اما حتما با خواندن این سطور متوجه اهمیت متا دیتا شدهاید.
رسیدن به بعضی از این اطلاعات در word بسیار ساده است. کافی است، شما از منوی File، گزینه Properties را ببینید. اما بعضی از این اطلاعات حساس را هم از طریق برنامههای ویژه نشاندهنده متا دیتا قابل دسترسی هستند.
ممکن است بپرسید، اگر متادیتاها دردسرآفرین هستند پس چرا مایکروسافت وشرکتهای دیگر هنگام ذخیره فایلها، آنها را هم ذخیره میکنند. باید گفت که متا دیتاها همیشه به درنخور نیستند، تصور کنید که به صورت چند نفری روی یک نوشته کار میکنید و میخواهید ببینید که چه کسی چه تغییراتی روی نوشته اعمال کرده است. در این صورت متا دیتا بسیار ارزشمند است و به کار میآید.
اما چه کنیم تا از شر متا دیتاهای word راحت شویم؟
- یک راه ساده این است که قبل از ذخیره نهایی یک فایل، از منوی Tools و Options، به زبانه Security بروید و Removoe personal informations را تیک بزنید.
- راه دیگر این است که به منوی Files و Properties بروید و بعد همه اطلاعات جانبی را پاک کنید.
- شما میتوانید نسخههای ویرایشی قبلی سند wordخود را با رفتن به Files و Versions به دلخواه حذف کنید.
